De ontwikkelingen van PMO / gebruikt u de post-it memo nog?

10 November 2016

Met regelmaat zie ik nog van die artikelen voorbijkomen waarin opgemerkt wordt dat een secretaresse een onmisbare schakel is in het proces. Vanmiddag nog een artikel met de vraag: “Gebruikt u de post-it memo nog?”.

Bijna 12 jaar geleden ben ik in de wereld van de ICT terechtgekomen waar men een functie projectsecretaresse had ontwikkeld, tegenwoordig noemt men dat projectsupport. Een projectsecretaresse was toen ook al een onmisbare persoon binnen de projecten. Deze persoon stond toen ook al bekend als de persoon met het grootste interne netwerk. Uiteraard gebruikte ook ik toen een overdaad aan post-it memo’s.

Wat ik destijds deed: Bijeenkomsten organiseren, notuleren/maken van actielijsten/besluitenlijsten van kortom alles wat belangrijk was. Oh ja, ik was ook de contactpersoon van en tussen allerlei diensten om er voor te zorgen dat iedereen zijn werk kon blijven uitvoeren. Een hokje apart, de hele dag aan de telefoon, regelen en coördineren, oftewel de zaken oppakken waar een project-/programmamanager zich vooral niet druk over zou hoeven te maken. Sommige werkzaamheden zijn gebleven en moeten uiteraard blijven gebeuren maar ik ben in al die jaren doorgegaan om het vak PMO meer eigen te maken, het is inmiddels ook zoveel meer geworden.

Het vak PMO zie ik tegenwoordig als de inrichter van het project en of programma en uiteindelijk ben je de linker- en rechterhand/sparringpartner van een project- en/of programmamanager.

Toen:

12 jaar geleden maakte ik mij niet zo druk over planningen, tegenwoordig is de eerste vraag die ik stel: “mag ik de planning zien?”
12 jaar geleden had ik een standaard werkpakket en nu wil ik mij eigenlijk overal mee “bemoeien” om te zorgen dat alle subonderdelen in controle zijn: planning, budget, scope en nog zoveel meer.

Nu:

Nu: tegenwoordig zou je alles als PMO moeten oppakken om maar te zorgen dat een project-/programmamanager zich kan bezighouden met zijn corebusiness.
Nu: het Project Management Office (PMO) plant, stelt in overleg met de projectleiders en projectmedewerkers plannen bij, verbindt de diverse acties met elkaar en vervult de functie van aanjager. Of, zoals ik het wel eens oneerbiedig zeg, "professionele-achter-de-broek-zitter".
Een PMO voorziet de projectmanager/programma-manager van informatie, vooral als dreigt dat informatie of plannen niet op tijd opgeleverd te worden.
Een deadline missen binnen een project is nog steeds een doodzonde. Je kunt, neen, je moet als PMO altijd deadlines bijhouden en najagen en er dus ook om moeten kunnen en durven vragen hoewel dat nog wel eens op tegenstand stuit.

Wat 12 jaar geleden nog niet ingericht was, was bijvoorbeeld een bedrijfsbureau zoals we nu binnen de verschillende organisaties een Center of Excellence kennen. Daarnaast stond de Prince2-methodiek nog in de kinderschoenen. Nu kan een PMO, project-/programmamanager niet meer zonder een methodiek, een handvat om een geslaagd project op te kunnen leveren. Een hele ontwikkeling dus en waarschijnlijk niet alleen voor mij, maar voor eenieder die PMO als een vak ziet en dat al kortere of langere tijd uitvoert.

Het vak PMO is uiteindelijk voor mij dus veel meer geworden. Van actielijsten updaten, die afspraken maken, die contacten onderhouden met zowel de interne als externe klant en nu in mijn huidige klussen richt ik het volledige programma in t.b.v. project/programmabeheersing. Alle voor mij inmiddels standaard activiteiten die men moet doen van de idee-fase van een project/programma tot de beheerfase.

Projectbeheersing

Ondersteuning van projectorganisatie met de uitvoering van de projecten , portfolio's of programma’s...
Lees meer...

Projectmethodieken

Het beheersen van projecten, de manier waarop projecten worden georganiseerd, voorbereid, gepland, uitgevoerd...
Lees meer...

Overige dienstverlening

Check ook eens wat wij eventueel nog verder voor u kunnen betekenen...
Lees meer...

Contactgegevens

Alles gaat vanzelf
Jacqueline Miltenburg
Wethouder Hollaan 5
3984 KA ODIJK
06-42919559

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
www. allesgaatvanzelf.nl